办公室工作职责及工作制度

作者: 摄影: 来源:点击数: 更新时间:2006年05月10日字体:【

一、办公室工作职责

    (一)贯彻执行党和国家的路线、方针、政策及上级的指示、决定。按照学院的安排及学院的规章制度处理各项工作。

(二)根据学院领导安排意见组织起草学院的工作计划、总结、报告等文字材料。办理学院上报下发的文件。协助制定学院有关规章制度,并督促检查各部门、处室的贯彻执行情况。

(三)加强办公室人员的职业道德教育,组织政治理论学习及业务学习,提高思想政治素质和业务素质。

(四)组织安排全院性行政会议及大型活动、会议标语、宣传报道、记录及会场布置等工作,督促、检查各部门执行会议决议。

(五)协调各职能部门工作,组织有关处室完成共同负责的全局性工作。

(六)负责掌握、使用学院及办公室印章、院长名章,审定各行政职能部门印章的刻制,并对印章管理使用进行监督。

(七)负责学院公文、函电、报表的签收、登记、呈阅、传阅、归档等工作。

(八)负责学院行政和党群系统的文印工作。

(九)负责来客的接待,校内外群众来信来访事宜。

(十)负责车队的管理及车辆的调度,负责会议室的管理。

(十一)负责学院大事记和重要历史资料的收集整理。

(十二)负责节假日行政值班人员的安排。

(十三)负责介绍信、证明及对外联系函的管理使用。

(十四)负责对内对外的宣传和报道,做好学院《简报》编辑工作。

(十五)统管和指导全院的统计工作,并负责做好综合性的统计报表。

(十六)负责全院文件、资料的收集、整理归档工作,负责全院的档案保管工作

(十七)完成院领导交办的其它工作任务。

二、办公室工作制度

(一)分工负责制度

根据办公室岗位设置,凡办公室工作人员都应按照各自的分工和职责开展工作,谁主管谁负责,集中精力,协调配合抓好和完成各项工作任务。

(二)工作纪律制度

1、办公室工作人员要认真学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,学习领会中央、省委和州委及上级部门重要文件精神,正确执行党的路线、方针、政策,在思想上、政治上与党中央保持高度一致,不断提高自身的综合素质和综合能力。

2、严格遵守党纪国法和学院各项规章制度,按时上下班,认真履行工作职责,廉洁奉公,秉公办事,开拓创新、求真务实,不计较个人得失,乐于奉献。

3、遵守职业道德,热情服务基层,自觉接受群众监督,争做“三个文明”建设的模范,。

4、团结同志,相互支持,顾全大局,自觉维护学院的统一领导。

5、工作服从分配,积极完成领导交办的工作任务,树立“管理育人、服务育人”的思想。

6、加强学习,刻苦钻研业务,掌握本职工作的业务知识和技能,提高工作质量和效率。

7、严守党和国家机密,妥善保管机密文件,树立安全第一的思想,杜绝各种工作责任事故的发生。

(三)保密制度

为认真贯彻国家保密法,切实做好学院保密工作,结合学院实际,制定如下保密制度。引导、要求全院干部和师生员工应自觉遵守,确保党和国家机密的安全。

1、文件、资料保密

(1)凡中央、省、州、上级主管部门下发和转发的秘密、机密、绝密文件、资料、刊物,一律由学院机要员负责签收、登记、编号。任何其他人员未经批准不得私自签收和拆封。

(2)文件必须严格按照规定的范围阅读和传达,严格办理阅文手续,不得自行传阅。机密和绝密文件要按规定及时清退。

(3)密级文件不得摘抄、复制、翻印,如因工作需要,必须经院领导批准。复制的文件要同正文一样进行登记,并履行借还手续。

(4)领导阅批处理文件要注意妥善保管,不得将文件带出办公室。办公桌上不得随意放置密级文件和资料。

(5)凡因工作需要携带密级文件和资料外出,必须经院领导批准,并进行登记。调动工作的干部、职工,在调出前必须将个人使用的各种密级文件、资料全部如数交回有关部门。

(6)密级文件一定要存放在利于保密的地方,并做到定期检查。如有丢失,必须及时查找并报失,造成失误者,根据情节轻重,追究其相关责任。

(7)严格执行文件归档制度。销毁密级文件、资料,必须登记造册,经领导审批后送指定地点销毁,销毁时要有机要干部监销。

(8)文秘人员,必须政治上可靠,忠于职守。文秘人员要严格履行保密职责,确保党和国家的机密安全。

2、会议保密

(1)召开各种涉密会议,须明确规定参会人员的范围及条件。

(2)涉密会议前,主持人要向参会人员宣布会议保密事项和纪律。

(3)注意涉密会议的隔音,防止泄密和窃密现象发生。

(4)涉密会议会前应宣布可否记录,重要秘密会议一般不作记录。

3、通讯、印信、宣传保密

(1)不得在普通电话、信件中谈论党和国家机密,不得用平信寄送有密级的文件、资料。

(2)对公章和印信必须严格管理,由政治上可靠的专人负责监印保管,确保印信安全。

(3)任何人不得在空白纸上加盖公章和携带空白介绍信外出。

(4)公章启用和作废均应登记留存印模,作好档案保存,作废公章要按规定缴回颁发机关封存或销毁。

(5)对于党和国家秘密事项,不得公开宣传,各种形式的宣传稿件要经领导或有关部门审查。

4、档案保密

(1)严格遵守档案保密制度。对机密、绝密和一般文件要分开组卷、保管和编目,以避免密级混淆。

(2)具有密级的档案材料一般只能在阅档室查阅,未经批准不得抄录、拍照、描绘。确因需要借用的,必须经领导批准,并严格借阅手续,在规定时间内返还,不得转借他人。

(3)查阅人事档案应经院长或党委书记批准,必须有两名共产党员同进在场。非党群众不得查阅人事档案。人事档案不外借。

(4)档案管理员要加强档案室的安全防护,保管好档案室的钥匙,随时锁好门窗和档案柜。

(四)问责制度

为进一步加强办公室作风建设,强化内部管理,推进学院党政决策目标项目化,执行责任具体化,考核监督制度化等制度的建立和完善,首先在院办公室推行问责制度。

1、凡各系、各部门以书面或电话向学院领导请求及汇报的工作事项,首接人必须按程序予以办理,并做好相关记录。

2、按各处室工作职责,凡各基层单位以书面或电话、口头请示的问题,能回复的马上回复,对把握不准的问题要及时请示,由分管领导定夺,最迟一周内予以回复,不得擅自决定。

3、凡学院党政会议形成的决议或分管领导安排的工作,必须在规定时间内抓紧时间办理,并要跟踪催办和督办,完成后及时向领导反馈和汇报。

4、院领导签批的文件,有批示的,必须按批示执行,处理完毕及时向领导汇报。

5、办公室人员必须高度负责,雷厉风行地把问题处理好、解决好,把工作任务完成好。决不允许有相互推诿,马马虎虎,拖拖拉拉,应付差事的现象发生。对贻误工作,造成影响的,要按工作责任事故进行追查和处理,并与年度考核挂勾。

6、强化问责制度中的保密意识,不论是党政重要会议、领导交办的工作事项,还是基层部门的请示,凡需要保密的决不泄密,必须增强保密意识,做到具体情况具体处理。不该事前说的,绝对不说,在办理过程中绝不能“亮底”,不交谈不宜与人交谈的内容,不讨论不能在公共场合议论的机密事项,不传播不宜传播的事情,确保问责行为的规范化。

四、岗位职责

    (一)主任职责

    1、主任全面负责党委办公室、行政办公室的管理工作。

2、协助学院领导贯彻执行党和国家的路线、方针、政策法规及上级的批示决定。

3、根据学院领导的安排,组织起草学院的工作计划、总结、报告等文字材料;组织办理学院上报下发的文件、协助制定有关规章制度;组织收集各系、各部门信息、数据,检查审核对外信息公布情况。

4、组织办理与多个部门有关的综合性工作;督促检查和及时汇报各系、各部门落实会议决议,学院领导安排的工作事项执行情况。

5、组织安排全院性的大型会议、活动;负责对外接待的组织安排,协助学院领导处理有关重大问题。

6、督促检查办公室各级人员履行岗位职责,确保办公室、车队、档案室各项工作正常运转;负责办公室各级工作人员的聘任及年度考核工作。

7、完成学院领导交办的其它工作。

(二)副主任职责

1、协助主任完成办公室职责范围的工作,主任不在时代理主任主持办公室的日常工作。

2、办理学院的工作计划、总结、文件、报告等文字起草、修改、审核工作,指导文印工作。

3、指导文书处理人员做好学院及学院主要领导印章的使用、保管及公文信函的签收、登记、传阅、归档和保密工作。指导档案工作人员做好档案的保管和综合利用工作。

4、指导工作人员收集各系、各部门信息、数据、核实汇总,做好综合性的统计上报工作。

5、指导工作人员做好学院的宣传、《简报》编辑和信息发布工作。

6、办理学院报刊杂志的征订工作。

7、安排全院性的大型会议、大型活动及对外接待工作。

8、协助主任做好对办公室工作人员的聘任和考核工作。

9、完成学院领导和主任交办的其它工作。

(三)文书职责

1、办理学院公文、函电、报表、刊物的签收、登记、分发、呈阅、催办、归档工作。

2、协助领导起草学院的计划、总结、报告等文件材料,校对、打印文稿。

3、收集各系、各部门信息、数据,负责大事记和有关资料的整理工作,协助领导做好统计报表工作。

4、掌管学院印鉴、办理符合审核手续的介绍信和证明。

5、负责学院会议、活动的布置安排等准备工作。

6、完成领导交办的其它工作。

(五)打印工作职责

1、负责学院文件材料的打字、校对、复印装订工作。

2、负责学院大、小会议室的管理工作。

3、协助领导及办公室其他工作人员做好信息的收集、文件、报刊的分发和接待工作。

4、完成领导交办的其他工作。

(六)档案员工作职责

1、负责学院各类文件、资料的收集整理、立卷归档工作。

2、负责学院各类档案的保管和编研利用工作。

3、负责学院成立前原林、农、财、卫四所中专学校档案的收集整理、立卷归档、造册登记、移送州档案馆保管工作。

4、负责学院档案材料移交保管、监定销毁工作。

5、协助做好人事档案的收集整理、立卷归档及保管工作。

6、完成领导交办的其他工作。

(七) 收发员工作职责

1、               负责学院本部校区的报纸、杂志、信件的签收、分发。

2、               协助办公室做好全院报纸、杂志征订工作的资料收集、统

计、征订工作。

3、               协助办公室其他同志共同完成临时、综合性的工作。

4、               完成领导交办的其他工作。

(七)车队队长职责

1、负责车队全面管理工作。

2、组织车队人员的政治、业务和交通法规学习,做好思想政治工作。

3、负责车队人员的年度和平时考核工作。

4、负责车辆的日常派车。根据学院规定和院领导指示安排临时或特殊情况用车。

5、制订车队工作计划,费用预算和工作总结。

6、审核车队各项费用的使用情况。

7、完成领导交办的其他工作。

(八)副队长职责

1、协助队长安排和检查车队工作情况,队长外出时代理队长工作。

2、对车辆维修提出计划和预算。

3、负责学院对外接待的公务用车安排。

4、负责车辆使用资料的收集整理。

5、负责车队驾驶人员的业务考核工作。

6、对车队工作计划和费用预算执行情况进行检查了解,提出意见和建议。

7、完成领导交办的其他工作。

(九)驾驶员职责

1、完成各项出车任务。

2、遵守交通法规,做到安全行车。

3、负责车辆日常维护保养工作,保持车辆洁净和性能完好。

4、及时办理车辆审验和其他相关手续。

5、爱护车辆设备,努力节约维修费用,节约用油。

6、遵守学院规定,定点停放车辆。

7、努力学习提高政治、业务、水平。